Dette bør du vite om foreløpige kostnader for samlokalisering av rådhusfunksjonene

Da Fellesnemnda i Nordre Follo vedtok i slutten av oktober 2018 hvilke funksjoner som skulle plasseres i Ski rådhus (nå Nordre Follo rådhus), var budsjettet for ombygging av rådhuset på 44 millioner kroner (eksklusivt merverdiavgift).

Så ble det meldt inn behov for mer penger til prosjektet. Med en tilleggsbevilgning i 2020-budsjettet ble en total kostnadsramme utvidet til 50,4 millioner kroner (eksklusivt merverdiavgift), ifølge John Hoseth, virksomhetsleder for Byggutvikling og vedlikehold i Nordre Follo.

Alle beløpene i denne saken er oppgitt eksklusivt merverdiavgift (red. anm.: 25 prosent i merverdiavgift vil utgjøre 12,6 millioner kroner).

– Vi får momskompensasjon på hele innvesteringen, sier Hoseth.

Les også: Skeiv satsing på tvillingbyer?

Budsjettoverskridelse på 6,4 millioner kroner

Det har vært gjennomført store arbeider i Nordre Follo rådhus og gamle rådhus i Ski, ifølge John Hoseth.

– Fokuset har vært på prosjektering og gjennomføring av nye ventilasjonsaggregater og føringsveier, forsterkning av bærekonstruksjon, rehabilitering av tak og arealløsninger for å tilrettelegge for samlokalisering av fagmiljøer, god samhandling og arealeffektivitet. Tverrfaglig samarbeid for utforming av arealer for innbyggertorg, og møteromsområde har vært høyt prioritert, sier han.

Hoseth sier budsjettoverskridelsen på 6,4 millioner kroner skyldes flere faktorer.

– Tilleggsbevilgningene i budsjettet skyldes oppgradering i bæresystemet i høyblokken til Nordre Follo rådhus samt utbedring av takkonstruksjonen i gamle rådhus. Senere viste det seg også behov for oppgradering av ventilasjonen i Westgaarden, som kostet ytterligere 1,5 millioner kroner, sier virksomhetsleder for Byggutvikling og vedlikehold i Nordre Follo kommune.

Tabellen nedenfor viser at de største kostnadene i det aktuelle prosjektet er knyttet til blant annet ny ventilasjon i høyblokken til Nordre Follo rådhus (10 millioner kroner).

– Overskridelsene gjelder forhold som ikke var kjent, eller medtatt i opprinnelige budsjett og skal beskrives som tilleggsarbeider. Vi har ikke behov for ytterligere bevilgninger på dette prosjektet, understreker Hoseth.

Fire lokasjoner for rådhusfunksjoner

Siden Ski er vedtatt som det nye kommunesenteret i Nordre Follo, har det også blitt vedtatt at både politisk og administrativ ledelse med stabsfunksjoner skal lokaliseres i Ski.

Bygg som skal benyttes for rådhusfunksjoner i Ski sentrum er følgende:

• Nordre Follo rådhus (eies av kommunen)
• Gamle rådhus i Ski (eies av kommunen)
• Westgaarden i Idrettsveien 10 (eies av kommunen)
• Idrettsveien 16  (leies inn for ca. 1,2 millioner kroner per år)

– Fagmiljøene innen regnskap, innfordring og lønn flyttet inn i Idrettsveien 16A før årsskiftet. Arbeider med ventilasjon, myndighetspålagte fasadeendringer og arealeffektive løsninger er ferdigstilt i Westgaarden, og hele virksomhetsområde Samfunn og Bærekraft og virksomhet Boligkontoret har flyttet inn, sier Hoseth.

Leier inn to bygg for ca. 4,2 millioner kroner per år

Lokaler i Idrettsveien 16 i Ski leies inn av kommunen for 1,2 millioner kroner per år (eksklusivt merverdiavgift), mens de andre lokalene i forbindelse med rådhusfunksjonene eies av kommunen.

I tillegg til de ovennevnte lokalene i Ski sentrum har kommunen leid inn lokaler på Langhus (Atlas Copcos hovedkontori Berghagan 7) for rundt 3 millioner kroner per år (eksklusivt merverdiavgift) for å samlokalisere eiendomsavdelingene i tidligere Oppegård og Ski kommuner der.

En leieperiode på ti år for de to ovennevnte lokasjonene vil koste kommunen cirka 40,2 millioner kroner (eksklusivt merverdiavgift).

Oppegård Avis har tidligere skrevet at lokalene på Langhus må oppgraderes. Oppgraderingsbehovet er estimert til om lag fem millioner kroner.

Les også: Skal flytte fra Kolbotn til Langhus

Planlegger å åpne rådhuset 17. august

Ifølge John Hoseth er bygningsarbeidene nå ferdigstilt i flere etasjer i Nordre Follo rådhus og gamle rådhus i Ski, og flere fagmiljøer har flyttet inn, men det gjenstår en del arbeider før prosjektet kan ferdigstilles.

– Det gjenstår fortsatt noe arbeider med tak, ventilasjon og utskifting av heiser i tillegg til klargjøring av arealer som vil fortsette i andre tertial (red. anm.:mai-august 2020), med planlagt åpning av Nordre Follo rådhus mandag 17. august, sier han.

235.000 kroner for flytting fra Kolbotn

Selv om flytting av de kommunale tjenestene fra Kolbotn til Ski/Langhus (se en oversikt over alle disse tjenestene nederst i saken) vært utført av kommunens egne mannskaper, har selve flyttingen kostet kommunen 235.000 kroner (eksklusivt merverdiavgift).

Følgende tjenester har flyttet fra Kolbotn til Ski/Langhus:

– Vil kreve økte midler i en periode

Virksomhetslederen for Byggutvikling og vedlikehold i kommunen påpeker at ved å ha rådhusfunksjonene i Ski har antall arbeidsplasser økt med cirka 70 (fra cirka 140 arbeidsplasser før ombygging av rådhuset til cirka 210 etter ombygging).

Samtidig varsler han at det skal brukes mer penger på prosjektet, men at det vil gi gevinster i framtiden.

– Et langsiktig arbeid, og realisering av gevinster vil skje over tid. Det gjør at vi i dag bruker ressurser for å ta ut gevinster i fremtiden. Prosessen vil derfor en periode kreve økte midler til å gjennomføre tiltak, som vil gi gevinster i framtiden. Disse kostnadene kan betraktes som en investering med tanke på fremtidig besparelse. 

– Hvilken periode vil det bli behov for økte midler til å gjennomføre ytterligere tiltak?

–  Vi ser på muligheten om å samlokalisere enheter, slik at vi kan redusere behovet for leide lokaler og dermed redusere driftskostnader. Vi vil i planperioden 2021 til 2024 intensivere dette arbeidet, sier Hoseth.

– Hvilke konkrete tiltak krever økte midler i den ovennevnte perioden?

– Dette vil bli synliggjort i behovsplan 2.0 som kommer til sommeren 2021, samt en ny tiltaksplan for kommunale bygg som kommer høsten 2021. Tiltak for 2020 og 2021 fastsettes via behovsplan 1.0 som behandles i kommunestyret 17. juni i år, sier Hoseth.

Gevinstrealiseringsplan fra våren 2020

Hoseth sier at en arbeidsplass koster anslagsvis en million kroner over en tiårsperiode.

– Ved en arealeffektivisering av egne lokaler ser vi store innsparinger i form av reduserte innleiekostnader i eksterne bygg, sier han.

Videre sier han at arbeidet med en gevinstrealiseringsplan for Nordre Follo med henhold til kommunereform er et større faglig utviklingsarbeid som har startet våren 2020.

– Gevinstrealiseringsplanen vil inkludere effekter av bedre arealutnyttelse, mer effektiv organisering og digitalisering, men også gevinster tilknyttet sterkere fagmiljø, bedre tjenestekvalitet (blant annet som følge av effektiv organisering), kvalitet på planarbeidet, økonomisk robusthet (blant annet som følge av større enheter) og utnyttelse av stordriftsfordeler (blant annet som følge av bedre arealutnyttelse), sier Hoseth. 

Les også: Hva skjer videre med plastisbanen?

Forventer å spare inn 40 millioner kroner hvert år

Med utgangspunkt i intensjonen i programmet om å effektivisere arealbruken i den nye kommunen er det anslått en årlig besparelse på sikt på 40 millioner kroner, ifølge Hoseth.

Besparelsen er størst i Nordre Follo rådhus, og noe mindre i Westgaarden og Idrettsveien 11.

Hoseth sier at gevinstene knyttet til arealeffektivisering vil gi utslag i form av følgende:

• Reduksjon i behov for å eie av lokaler vil gi reduserte kostnader.
• Økt utleie av eiendommer i kommunens besittelse vil gi økte inntekter.
• Redusert behov for nybygg og investeringer vil gi reduserte kapitalkostnader, avskrivninger og påfølgende FDV-kostnader.
• Gevinstrealisering ved avhending av eiendom, det vil si reduserte kapitalkostnader.

Les også: Dette er planen for miljøstasjonen