Omrokkerer lederne for å spare 7 millioner kroner

For 2021 er det vedtatt omorganisering av ledergruppene for å spare inn 7 millioner kroner (ikke syv lederstillinger, men omorganiseringstiltak til 7 millioner kroner).

På bakgrunn av dette har tidligere rådmann i Nordre Follo, Jane Short Aurlien, vurdert de ulike virksomhetsområdene i kommunen og foreslått følgende endringer i organisasjonen (se markerte felt):

• 1. Kommunedirektør Øyvind Henriksen
• 2. Assisterende kommunedirektør Jane Short Aurlien (ny fast stilling fra 1. februar 2021)
• 3. Kommunalsjef for Samfunn og bærekraft, Monica Lysebo (virksomhetsområdet Samfunn og bærekraft skal slås sammen med nr. 9, Eiendom og bydrift)
• 4. Kommunalsjef for Oppvekst og læring, Sven Tore Svennes
• 5. Kommunalsjef for Helse og mestring, Marit J. R. Kronborg (får mer ansvar fra nr. 10)
• 6. Kommunalsjef for Kultur og samskaping, Anne Melsom (får mer ansvar fra nr. 10)
• 7. Kommunalsjef for Økonomi og organisasjon, Ellen Wibe
• 8. Konstituert kommunalsjef for Økonomi og organisasjon, Sissel Hodder Hovden (midlertidig stilling i Ellen Wibes sykefravær siden 20. november 2020)
• 9. Konstituert kommunalsjef Eiendom og bydrift, Liv Karin Sørli (virksomhetsområdet skal slås sammen med nr. 3)
• 10. Konstituert kommunalsjef for Arbeid og inkludering, Lene Jahren (hele virksomhetsområdet skal avvikles, virskomhetene som inngår i det skal fordeles mellom nr. 5 og 6)
• 11. Konstituert kommunalsjef for digitalisering og innovasjon, Stein Egil Drevdal

Ferdig til 6. april

I et notat fra 15. februar skriver kommunedirektøren at tiltakene, som handler om omorganisering av ledergruppene på flere nivåer, må iverksettes raskt.

– Kommunedirektøren ser først på egen ledergruppe, for så å vurdere omorganisering også på andre nivåer i organisasjonen, står det i notatet.

Videre kan du lese hvordan dette er tenkt realisert, men først er det viktig med en liten innføring om prosessen hittil.

Arbeidet med å få endringene på plass starter umiddelbart og skal etter planen være ferdig til 6. april 2021.

Bruk av eksterne konsulenter

Ifølge det ovennevnte notatet ble det i januar gjennomført en medvirkningsprosess i ledergruppen. Også denne gangen ble eksterne konsulenter hyret inn.

Kommunedirektøren skriver at medvirkningsprosessen ble gjennomført med bistand fra Sigurd Lae fra konsulentselskapet Considium. Det sistnevnte vant prisen Årets Konsulentselskap i 2013 med prosjektet Norsk Gjenvinning.

Videre skriver Henriksen at det ble gjennomført individuelle samtaler hvor den enkelte kommunalsjef har fått seg forelagt en problemstilling med reduksjon av antall ledere i egen ledergruppe:

• Hvilke alternativer ser du får deg ved sammenslåing/omrokkering av det kommunalsjefsområdet du leder? Si noe om helheten, og eventuelle konsekvenser.

• Hvilket potensiale ser du på ledernivået under deg med hensyn til innsparinger/effektivisering?

Kommunedirektøren opplyser også at i tillegg til individuelle samtaler har det vært to samlinger i ledergruppen med en felles gjennomgang av de innspill som har blitt gitt.

Det påpekes også at omorganiseringsprosessen kun omfatter å etablere en ny organisasjonsstruktur, og at kommunedirektøren må på et senere tidspunkt vurdere om han eventuelt ønsker å omrokere på roller innenfor sin egen ledergruppe.

Fikk en ny toppsjefstilling i februar 2021

På oavis.no kunne du lese i går at før kommunesammenslåingen hadde tidligere Oppegård og Ski kommuner to rådmenn og ni kommunalsjefer, det vil si elleve toppledere til sammen.

Fra 1. januar 2020 skulle Nordre Follos toppledelse (innen administrasjon) bestå av til sammen ti toppledere: administrasjonssjef Gro Herheim (sluttet i stillingen høsten 2020), seks kommunalsjefer og tre stabsledere.

Høsten 2020 hadde Nordre Follos øverste administrative ledelse en rådmann og åtte kommunalsjefer, det vil si ni toppledere til sammen.

Per i dag har vi elleve toppledere i Nordre Follo hvorav én kommunedirektør (tidligere rådmannsstilling), én assisterende kommunedirektør (ny stilling fra 1. februar 2021) og ni kommunalsjefer.

Oppegård Avis har skrevet at den ene av de totalt ni kommunalsjefene (Sissel Hodder Hovden) har siden 20. november 2020 vært ansatt midlertidig i Ellen Wibes sykefravær, som betyr at kommunen har to kommunalsjefer for økonomi og organisasjon per i dag.

Jane Short Aurlien, som var ansatt i stillingen som konstituert rådmann i Nordre Follo fra september 2020 til slutten av januar 2021, fikk den nyopprettede stillingen som assisterende kommunedirektør i Nordre Follo, med virkning fra 1. februar 2021.

Kommunen skrev i en pressemelding i går kveld at assisterende kommunedirektøren vil overta ansvaret for noen av virksomhetene, uten å konkretisere noen av disse.

Kutter kun én kommunalsjefsstilling

Det ble bestemt at stabsområdene skal reduseres med én kommunalsjefsstilling, med følgende begrunnelse:

• Det fremstår som en naturlig konsekvens av kutt i budsjettene at stabene, som i dag ledes av to kommunalsjefer og i tillegg har assisterende rådmann, restrukturerer seg.

• Ny kommunedirektør tar i neste fase stilling til hvordan ansvarsområdene innenfor stabene skal fordeles. I dette ligger å avklare hvorvidt funksjonen som assisterende kommunedirektør skal videreføres med eller uten portefølje av virksomheter.

Splitter virksomheten Arbeid og inkludering

Virksomhetsområdet Arbeid og inkludering, som ledes i dag av konstituert kommunalsjef Lene Jahren, skal dermed avvikles som eget virksomhetsområde.

Virksomhetene i Arbeid og inkludering skal overføres til to andre virksomhetsområder (Kultur og samskaping og Helse og Mestring):

• NAV, Integrering og kompetanse samt fagsjef for Sosial, som er en del av Arbeid og inkludering, skal overføres til virksomhetsområdet Kultur og samskaping, som ledes i dag av kommunalsjef Anne Melsom.
• De resterende virksomhetene fra Arbeid og inkludering skal overføres til virksomhetsområdet Helse og mestring, som ledes i dag av kommunalsjef Marit J. R. Kronborg.

Kommunedirektøren skriver følgende som begrunnelse for det ønskede tiltaket:

• Det fremstår som fremtidsrettet å integrere store deler av Arbeid og inkludering og Helse og mestring selv om løsningen optimalt sett skulle kommet noe senere. Gitt at man gjør noen restruktureringer også innenfor områdelederleddet vil løsningen sikre god, strategisk ledelse.

• Virksomhetsområdene Arbeid og inkludering og Helse og mestring jobber inn mot samme politiske utvalg.

• Det er en forutsetning for å kunne gjennomføre den organisatoriske endringen at Arbeid og inkludering ikke i sin helhet overføres til Helse og mestring. Det ville i så fall gjort virksomhetsområdet uhensiktsmessig stort.

• Å overføre NAV til Kultur og samskaping bidrar til en linje hvor man rendyrker de store oppgavene innenfor pleie og omsorgssektoren.

• Å overføre NAV til Kultur og Samskaping vil bidra til å føre kommunen videre mot ambisjonen om «kommune 3.0» (smartkommune og samskapingskommunen), som er et begrep som brukes for å beskrive den nye kommunen.

• NAV har allerede et naturlig grensesnitt inn mot Kultur og samskaping, ref. OMA og ungt entreprenørskap.

• Integrering og kompetanse har igjen et naturlig grensesnitt mot NAV.

Vil slå sammen to virksomhetsområder

Videre skal virksomhetsområdet Eiendom og bydrift, som ledes i dag av konstituert kommunalsjef Liv Karin Sørli, og virksomhetsområdet Samfunn og bærekraft, som ledes i dag av kommunalsjef Monica Lysebo, slås sammen til ett virksomhetsområde. Det sistnevnte får i tillegg tilført virksomheten Byggeprosjekter.

I sin begrunnelse skriver kommunedirektøren følgende:

• De to virksomhetsområdene har et naturlig grensesnitt mot hverandre og deler i dag et felles ressursteam med fagpersoner.

• Under etableringen av Nordre Follo var det stort fokus på det man betegnet som «gråsoner», og som befinner seg i skillelinjen mellom de to virksomhetsområdene.

• Det er stor politisk aktivitet knyttet til saker som ligger til de to virksomhetsområdene, og slik sett et stort behov for strategisk kraft og samordning.

• Byggeprosjekter har tidligere vært organisert i Eiendom og bydrift, og har sin portefølje av prosjekter knyttet til dette området. Som en direkte konsekvens av at det blir færre kommunalsjefer til å lede stabsområdet fremstår det som hensiktsmessig å tilbakeføre Byggeprosjekter.

• Effektivitetsmessig anses det riktig å flytte Byggeprosjekter tilbake til Eiendom og bydrift. Det antas ikke å ha negative følger at Ldip-arbeidet er organisert et sted og prosjektkontoret et annet.

Fra ni til fem kommunalsjefer

De ovennevnte tiltakene betyr at kommunens øverste administrative ledelse vil bestå av sju personer: en kommunaldirektør, en assisterende kommunaldirektør og fem kommunalsjefer.

– En mindre ledergruppe vil styrke det strategiske fokuset og legge til rette for bedre samhandling, effektivitet og gode tjenester til innbyggerne, skriver kommunedirektøren i en pressemelding.

Det forklares ikke hvilke andre stillinger (lederstillinger?) de berørte kommunalsjefene skal overføres til når det skal reduseres med kun én kommunalsjefsstilling innen begynnelsen av april. Tidligere har det blitt presisert at ingen ledere vil miste jobben som følge av en oppsigelse.

Om fagsjefer med og uten personalansvar

I notatet påpekes det også at fagsjefer med personalansvar skal endre tittel fra fagsjef til virksomhetsleder.

Når det gjelder fagsjefer uten personalansvar skal det iverksettes en prosess knyttet til å definere kompetansekrav, potensiale og forventninger som tilligger denne stillingen. Det skal ses på hvordan disse stillingene skal bidra effektivt til å styrke kommunalsjefenes arbeid inn mot prosjektledelse og politiske utvalg.

Om overflødige ledere

Når det gjelder antall ledere i Nordre Follo, bør kommunaldirektøren vurdere følgende, ifølge notatet fra 15. februar:

Som følge av budsjettsituasjonen og de behovene for omstilling som påligger kommunen skal det fra nå av gjøres en totalvurdering av organisering hver gang en virksomhetsleder slutter. Denne vurderingen foretas av kommunedirektør/assisterende kommunedirektør inntil alle besparelser er gjort.