Hadde hemmelig budsjettmøte

Kommunal Rapport har nylig avdekket at Oppegård kommune er blant de 27 av de totalt 100 undersøkte kommunene som har avholdt møter der kommuneadministrasjonen og politikerne har møttes for å kna budsjettet uten offentlig innkalling, saksliste og protokoll, slik kommuneloven krever.

Sivilombudsmann Aage Thor Falkanger, som har blitt intervjuet av Kommunal Rapport i forbindelse med saken, reagerer på at det ble holdt hemmelige budsjettmøter i disse kommunene.

– Det skal ikke holdes uformelle eller uannonserte møter med hele eller deler av organet, der det foregår saksbehandling. Det skal være åpenhet og transparens i kommunal virksomhet, sier Falkanger til Kommunal Rapport.

Les også: – Dette er hemmelighold

Inviterte pressen til "egen seanse" før det uannonserte møtet

Tirsdag 22. oktober ble det avholdt formannskapets forberedende handlingsprogram-konferanse i kommunestyresalen der ordføreren innkalte samtlige partier og administrasjonen til budsjettdiskusjon utenom møteplanen.

Dette møtet var ikke oppført på møtekalenderen til formannskapet den aktuelle dagen, som er i strid med kommuneloven (se faktaboksen). 

Innkallingen med programmet for dagen ble sendt av ordføreren til formannskapets medlemmer, rådmannens ledergruppe, økonomikontakter, utvalgsledere i Utvalget for miljø og plan (UMP) og Levekårsutvalget (LEV), kommunestyrets gruppeledere, kirkeverge Mette Sjøli Grimstad og to tillitsvalgte, viser dokumentet Kommunal Rapport har fått innsyn i.

Onsdag 17. okober ble Oppegård Avis og Østlandets Blad invitert til en pressekonferanse tirsdag 22. oktober der 2019-budsjettet skulle legges frem.

Pressen ble dermed invitert til "egen seanse" slik at selve formannskapsmøtet kunne holdes bak lukkede dører, uten presse til stede.

Pressekonferansen der rådmannen presenterte hovedgrepene i handlingsprogrammet for 2019-2022, startet i kommunestyresalen klokken 08:30 og varte i en time. Østlandets Blad sendte også direkte fra denne pressekonferansen på sin nettside. 

Klokken 09:30 måtte pressen forlate kommunestyresalen og ble sendt til formannskapssalen der rådmannen og kommunalsjefene kunne svare på spørsmål frem til klokken 10:15.

Her kan du lese saken Oppegård Avis har laget fra denne pressekonferansen: Må spare 184 millioner på fire år

Drøftet budsjettet i over seks timer

Mens pressen var opptatt med å intervjue rådmannen og kommunalsjefene i formannskapssalen i rådhusets annen etasje, pågikk formannskapets forberedende handlingsprogram-konferansen i kommunestyresalen i underetasjen for fullt, uten pressen til stede.

Det finnes ingen offentlig protokoll eller referat fra dette møtet, kun en kort versjon av rådmannens tale fra pressekonferansen, som kommunen publiserte på sin hjemmeside samme dag, og budsjettdokumentene som ble lagt frem ved oppstarten av pressekonferansen. 

Programmet viser at det uannonserte formannskapsmøtet varte fra klokken 09:30 til 17:00, og ble avsluttet med middag klokken 17:00. To timer senere ble det holdt et ordinært kommunestyremøte.

Trekker vi en lunsjpause, to benstrekk-pauser og to øvrige pauser, får vi et formannskapskonferanse på over seks timer hvor de fem kommunalsjefene presenterte handlingsprogrammene for sine respektive ansvarsområder.

I starten av møtet fikk også Oppegård kirkelige fellesråd 30 minutter til å presentere sitt budsjettforslag. Senere fikk Oppegård Avis vite at på dette møtet ble det presentert saken om utvidelsen av Sofiemyr kirke og sett på muligheten for at kommunen kunne stille kommunal garanti i forbindelse med dette.

Les også: Kirken inn i barneskolen

I feltet til "hvem" i innkallingen til det uannonserte møtet (se programmet under) kan man se tydelig at denne delen av møtet var ment kun for FSK (formannskapets medlemmer), og at pressen ikke var invitert til å være med på dette formannskapsmøtet. 

Helt nederst i innkallingen til det uannonserte formannskapsmøtet 22. oktober skrev ordføreren om at det skulle bli arrangert et nytt møte «Formannskapets budsjettkonferanse del 2 (spørsmål og svar)» den 5. november 2018 klokken 12:00.

Ifølge ordføreren ble dette møtet ikke avholdt "fordi det ikke var mange nok spørsmål til at det var nødvendig".

Les også: Kloakkutslipp fra Kolben hemmeligholdt i ett år

– Betenkelig

Sivilombudsmann Aage Thor Falkanger sier overfor Kommunal Rapport at dersom disse møtene kan kategoriseres som møter i kommunelovens forstand, er det betenkelig.

– Budsjettet er en av de viktigste sakene kommunene behandler. Særlig på det området er det helt essensielt at innbyggerne kan holde seg orientert om den politiske prosessen og at de har mulighet til å holde representantene ansvarlig, sier Falkanger til Kommunal Rapport.

I november ga Sivilombudsmannen smekk til Fitjar kommune for å ha avholdt et lukket arbeidsseminar om budsjettet tidlig i budsjettprosessen. Tidligere har Skedsmo kommune fått refs for å ha avholdt et lukket, to dagers arbeidsseminar om kommunebudsjettet, ifølge Kommunal Rapport.

– Ikke et ordinært politisk møte

Ordfører i  Oppegård kommune, Thomas Sjøvold, bekrefter at budsjettmøtet 22. oktober ikke var oppført på møtekalenderen til formannskapet.

"Det stemmer, slik Kommunal Rapport har påpekt, at rådmannens presentasjon av budsjettet 22. oktober 2018 ikke var oppført på møtekalenderen til formannskapet. Dette var en presentasjon av budsjettet, ikke et ordinært politisk møte. Vi er enig i at også en slik presentasjon bør ligge i denne kalenderen, selv om det ikke er et ordinært politisk drøftingsmøte, og vi vil sørge for at dette skjer heretter", skriver Sjøvold i en e-post til Oppegård Avis. 

Avdekket gjennom ordførerens kalender

Journalist Hanne Wien fra Kommunal Rapport, som har jobbet med saken om hemmelige budsjettmøter, har fått en kopi av ordførerens kalender. Det var gjennom å lese ordførerens kalender at hun oppdaget at det fantes budsjettmøter som ikke sto oppført i møteplanen.

Wien viser også til møteprotokoll og sakspapirer for kommunestyremøtet 22. oktober og formannskapsmøtet 5. desember, som foregikk i etterkant av den uannonserte budsjettkonferansen.

Slik ble hemmelige møter avdekket

Kommunal Rapport har bedt om innsyn i samtlige ordføreres tjenstlige oppføringer i elektroniske kalendere for perioden september-november 2018. De har undersøkt et utvalg på 105 kalendere, jevnt fordelt på alle fylker. I kalenderne har de lett etter ord som «budsjett», «økonomi», «arbeidsmøte», «dialog», «seminar», formannskap og kommunestyre.

De har deretter sammenlignet møtene i ordførerens kalender med møteplanen og listen over sakspapirer og protokoller på kommunenes nettsider. I kategorien hemmelige møter har de tatt med samlinger der administrasjon og politikere har møttes for å diskutere, bearbeide, gi eller få innspill til utkast eller endelig budsjettforslag, uten at disse står annonsert på kommunens møteplan på nett.

29 av 100 med hemmelige budsjettmøter

Her fant Kommunal Rapport hemmelige budsjettmøter i ordførerens kalender: Oppegård, Moss, Enebakk, Lørenskog, Hurdal, Grue, Rendalen, Hol, Notodden, Drangedal, Grimstad, Sokndal, Gjesdal, Suldal, Karmøy, Øygarden, Giske, Nesset, Halsa, Røros, Midtre Gauldal, Levanger, Brønnøy, Hattfjelldal, Lurøy, Måsøy og Trøgstad.

Disse kommunene ble også undersøkt uten at det ble avdekket hemmelige budsjettmøter i ordførerens kalender: Halden, Fredrikstad, Hobøl, Bærum, Sørum, Kongsvinger, Hamar, Eidskog, Trysil, Lillehammer, Sør-Fron, Ringebu, Gausdal, Gran, Sør-Aurdal, Ringerike, Hemsedal, Krødsherad, Rollag, Nore og Uvdal, Holmestrand, Sandefjord, Sande, Re, Siljan, Sauherad, Fyresdal, Arendal, Iveland, Mandal, Flekkefjord, Åseral, Hægebostad, Haugesund, Utsira, Odda, Eidfjord, Voss, Fusa, Sund, Fjell, Masfjorden, Flora, Høyanger, Årdal, Askvoll, Fjaler, Selje, Stranda, Surnadal, Bjugn, Agdenes. Flakstad og Spydeberg har annonsert møtet, men verken lagt ut sakspapirer, agenda eller protokoll.

Skal lære politikerne og administrasjonen om åpenhet

Etter Kommunal Rapports avsløring av hemmelige budsjettmøter har kommunalminister Monica Mæland (H) lovet opplæring i møteoffentlighet for alle kommuner og fylkeskommuner denne våren. 

Kommunal Rapport skriver at Kommunal- og moderniseringsdepartementet sammen med KS skal gjennomføre et stort opplæringsprogram før ny kommunelov trer i kraft til høsten. Der skal saksbehandling i folkevalgte organer og møteoffentlighet være ett av temaene, slik at både kommuneadministrasjonen og politikerne benytter muligheten til å øke sin forståelse for hvor avgjørende åpenhet er, ikke minst for innbyggernes engasjement for utvikling av lokalsamfunnet.

Les også: Scorer dårlig på åpenhet