Kommunesammenslåing resulterer i enda flere ledere

Det var bare for drøye tre år siden at den kommunaltekniske virksomheten i Oppegård ble omorganisert da de tre virksomhetene, Vei og park, Vann og avløp og Idrett og friluftsliv ble slått sammen til UTE Oppegård.

– Hovedpoenget med sammenslåingen av virksomhetene i 2015-2017 var innsparing og effektivisering, slik jeg forstår dette. Hvilke innsparinger har blitt oppnådd hittil ved omorganiseringen av det som er UTE Oppegård i dag?

– Omorganiseringen av teknisk sektor omhandlet mye mer enn det som etter hvert ble virksomhet UTE. Både Samfunnsutvikling, Byggesak, Eiendom, Vei, VAR og Park og idrett var med. Det stemmer ikke at hovedpoenget var å spare penger. Mer effektiv saksavklaring, ansvarsfordeling og dermed raskere prosesser skulle indirekte og på sikt også gi økonomisk gevinst, sier Elllen Wibe (54).

54-åringen fra Oslo kom i 2015 til Oppegård kommune som innleid konsulent for å ­omstille den kommunaltekniske virksomheten i vår kommune.

I 2017 ble hun ansatt som kommunalsjef for den kommunaltekniske virksomheten Samfunn og teknikk i Oppegård kommune (overtok stillingen til kommunalsjef Espen Dag Rydland). Siden den gang har hun ansvar for vann, avløp, renovasjon, samfunnsutvikling, byggesak og geodata, eiendom, vei og park samt idrett og friluftsliv i Oppegård.

Les også: – Skiftende vær skaper ujevnheter på underlaget

Kommunalsjef med 27 ledere

Fra 1. januar 2020 skal Ellen Wibe være kommunalsjef for Eiendom og bydrift i Nordre Follo kommune (se faktaboksen).

Virksomhetsområdets oppgaver kan inndeles i tre hovedkategorier:

• Vannforsyning, avløpssystem, avfallshåndtering og drift og vedlikehold av veier, gang-og sykkelveier, plasser, idrettsanlegg og grøntområder, parkering og transport.
• Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av kommunale eiendommer kommunale byggeprosjekter.
• Utleie av kommunale boliger og ivaretakelse av husbankens virkemidler.

Wibe skal dermed ha ansvar for følgende virksomheter:

• Bydrift (inkludert Teknisk forvaltning, Drift og Bassengdrift) med en virksomhetsleder og tre avdelingsledere
• Byggutvikling og vedlikehold med en virksomhetsleder og en avdelingsleder
• Renhold med en virksomhetsleder og fem avdelingsledere
• Kommunale utleieboliger med en virksomhetsleder
• Prosjektkontor bygg med en virksomhetsleder
• Vann og avløp med en virksomhetsleder og fire avdelingsledere
• Vei og park med en virksomhetsleder og fire avdelingsledere.

Les også: Skal flytte fra Kolbotn til Langhus

Fra 21 til 27 ledere

Det ser ut at det ikke blir mangel på ledere i den nye kommunen. Til sammen skal Ellen Wibe ha ansvar for 27 ansatte i lederstillinger hvorav 7 virksomhetsledere, 17 avdelingsledere og et ressursteam med 3 fagsjefer uten personalansvar.

Oppegård Avis har spurt administrasjonen i Oppegård og Ski om tall for de virksomhetene som skal slås inn og antall ansatte i disse virsomhetene.

Ser vi på dagens antall ledere i de to kommunene i det som blir Eiendom og bydrift i Nordre Follo fra 1. januar, får vi følgende tall:

• I Ski kommune: 96 faste ansatte og 10 ansatte i lederstillinger hvorav 2 virksomhetsledere (Eiendom og Kommunalteknikk) og 8 avdelingsledere (Renhold, Drift kommunale bygg, Boligkontoret, Bygg og vedlikehold, Gebyr og administrasjon, Vann og avløp, Vei, idrett, park og Prosjekt).
• I Oppegård kommune: 191 årsverk (fordelt på 205 faste ansatte) og 11 ansatte i lederstillinger hvorav 3 virksomhetsledere (for virksomhetene Eiendom, Prosjektkontoret og UTE Oppegård) og 8 avdelingsledere (Renhold, Drift og vedlikehold kommunale bygg, Forvaltning, Prosjekt, Planavdelingen, Drift vann og avløp, Drift park og idrett og Drift vei).

Ser vi på antall lederstillinger i de virksomhetene som skal slås sammen i den nye organisasjonen Eiendom og bydrift om 88 dager, får vi en økning på seks lederstillinger (fra 10 lederstillinger i Ski og 11 lederstillinger i Oppegård i dag til 27 lederstillinger fra 1. januar 2020.

Antall virksomhetsledere skal øke fra dagens fem til syv, mens antall avdelingsledere skal øke med bare en ny stilling (fra dagens 16 til 17 fra 1. januar 2020). I tillegg får den nye organisasjonen tre fagsjefer uten personalansvar.

Når det gjelder antall øvrige ansatte i Eiendom og bydrift, er dette fortsatt uavklart, ifølge Ellen Wibe.

– Bemanningsplanene er ikke helt avklart siden vi fortsatt jobber med å justere fordeling av oppgaver mellom tjenesteområdene. Eiendom og bydrift får for eksempel tilført mange årsverk fra området som i dag ligger under Helse og omsorg i Ski og Oppegård; Vaskerier, hjemmehjelp (praktisk bistand i hjemmet - renhold) og Transporttjenesten i Ski (red. anm.: Transporttjenesten i Oppegård ligger under Samfunn og Teknikk). Derfor er heller ikke dagens struktur (Eiendom og teknikk) absolutt sammenlignbar med ny struktur (Eiendom og bydrift), sier Wibe.

Les også: Alle sjefene beholder jobben

Behov for 20 færre lederstillinger fra 2020

Ellen Wibe påpeker at effekter av kommunereformen er tidligere omtalt i saker til Fellesnemnda.

– Ny organisering i Nordre Follo gir behov for 20 færre lederstillinger, noe som gir en årlig besparelse på 16 millioner kroner. Disse årsverkene vil i første omgang gå inn i tjenesteproduksjonen, men kan gi direkte reduksjon i de løpende budsjettene gjennom naturlig avgang, sier hun.

Videre sier hun at et av målene med organiseringen av Nordre Follo er kortere beslutningslinjer og myndiggjorte medarbeidere.

– I praksis vil det si at mer myndighet er delegert ut til den enkelte leder og medarbeider, at antall ledernivåer er redusert og at flere ledere har fått økt myndighet, tilsvarende virksomhetsledernivå. Totalt sett gir dette  en mer effektiv organisasjon med raskere avklaringer til beste for innbyggerne, sier Wibe.

Slik forklarer kommunen økningen i lederstillinger

Da Oppegård Avis spurte Ellen Wibe om kommentar til saken vedrørende den store økningen i antall lederstillinger, skrev hun følgende i en e-post:

«Det er viktig at Oppegård avis ser  hele den nye organisasjonen under ett når endringer i antall lederstillinger skal presenteres. Det er gjort en omfattende prosess over 2 år med ansatte, ledergruppa i Nordre Follo og blant tillitsvalgte på hvor mange ledernivå den nye organisasjonen skal ha og hvor mange virksomheter og avdelinger det skal være i de ulike deler av organisasjonen. Vurderingskriteriene har i første rekke vært å sikre gode leveranser for våre innbyggere og helhetlig utvikling mot felles mål, med utgangspunkt i vurdering av volum av oppgaver, endringsbehov, kompleksitet, god internkontroll, god økonomistyring og personalforvaltning, utviklingsfokus og politiske ambisjoner for de enkelte fagområdene.

Organiseringen av Nordre Follo kommune kan i utgangspunktet ikke sammenlignes med organisering av Oppegård eller Ski kommuner, da størrelse på organisasjonen er dobbelt så stor. I tillegg er organiseringen endret fra dagens Oppegård og Ski kommuner,  slik at noen oppgaver som ligger i for eksempel Helse og omsorg i dag, er flyttet til Eiendom og bydrift i Nordre Follo. Det gir flere ansatte og flere virksomheter og avdelinger i Eiendom og bydrift, men ikke totalt.  Valgt organisering er annerledes blant annet fordi det har vært viktig å ta ut de stordriftsfordeler det det har vært mulig, både med henhold til effektivisering og sterkere fagmiljø, men også for å sikre at organiseringen svarer opp de ambisjonene som er satt ved kommunereformen og i Kommuneplan for Nordre Follo. Den nye organisasjonen er organisert flatere enn eksisterende organisasjoner, dette gir i utgangspunktet færre ledere. Ledere på alle nivåer har fått større ansvar og myndighet enn tidligere, noe som innebærer at det brukes mindre ressurser på administrative oppgaver og mer på tjenesteproduksjon til innbyggerne.»

Les også: Slik blir vintervedlikeholdet i Oppegård i år

– Derfor ryddet vi opp i dette og laget UTE Oppegård

Ellen Wibe forklarer at bakgrunnen for den forrige sammenslåingen av de teknikske virksomhetene i Oppegård i 2016-2017 var at kommunen så behov for en mer forståelig organisering som var lettere å finne fram i – både internt og eksternt.

– Det var for eksempel ikke klart hverken for innbyggere eller kommunale virksomheter hvem de skulle kontakte når utelys på skoler, stier og sykkelveier var sluknet, når deler av barnehagen ikke var måkt mens en annen del var det, eller når det kom henvendelser der noen hadde satt opp forbudte gjerder i strandsonen, sier Wibe.

Ifølge henne skapte dette mye frustrasjon både internt og eksternt.

– Derfor ryddet vi opp i dette og omorganiserte. Ett av flere resultater av prosessen var at vi samlet alle fagmiljøer som arbeider med oppgaver utendørs i UTE. Dette vil også komme til stor nytte når vi nå skal inn i Nordre Follo kommune, sier Wibe.

– Hva forventet kommunen å oppnå ved dette (økonomiske og andre fordeler, konkrete tall)?

– Som sagt over; tydeligere ansvarslinjer og oppgavefordeling mellom det som til slutt ble fem virksomheter. I dag bruker vi mindre tid internt på å avklare ansvar, og kan dermed respondere raskere overfor innbyggere og kommunale virksomheter som også skal serves av oss. Vi er også bedre når det gjelder samhandlet dialog med utbyggere, sier Wibe.

Les også: Utbedret sikringen

Samlet fagmiljøene med 60 ansatte

Ifølge henne opprettholder de det samme tjenestetilbudet som for fire år siden med de samme ressursene, til tross for prisstigning.

– I tillegg håndterer vi større mengder med små og mer uformelle henvendelser fra publikum, raskt. Denne type henvendelse har økt de senere år – sannsynligvis på grunn av den digitale utviklingen, sier Wibe.

Les også: – Uoversiktlig i Solbråtanveien

Ingen ansatte mistet jobben på grunn av omorganiseringen, ifølge kommunalsjefen. Hun sier prosessen ble gjennomført med medvirkning fra alle ansatte i tett samarbeid med tillitsvalgte. Omorganiseringen samlet fagmiljøene med rundt 60 ansatte totalt.

– Hvor mye kostet omorganiseringen av det som er UTE Oppegård i dag?

– Omorganiseringen resulterte i omrokkeringer av enkelte fagmiljøer innenfor kommunens egne lokaler. Arbeidet med alternative organisasjonsforslag, involvering av ansatte og tillitsvalgte samt interne informasjonsmøter ble gjennomført av ansatte i kommunen som hadde disse oppgavene i tillegg til ordinære arbeidsoppgaver. Det ble gjort noen enkle tilpasninger av lokaler som følge av ny organisasjon. Noen utbedringstiltak på driftsstasjonen var planlagte vedlikeholdstiltak i samme periode i henhold til kommunens tiltaksplan for kommunale bygg, for eksempel oppussing av kantine for ansatte. Den praktiske flyttingen ble utført av de ansatte selv, sier Wibe.

Oppegård Avis har nylig skrevet at deler av bygningsmassen til den nevnte driftsstasjonen i Sofiemyrveien 8 (der virksomheten UTE Opegård holder til i dag) skal rives om cirka ett år i forbindelse med utvidelsen av miljøstasjonen til Follo Ren IKS. Resterende bygningsmasse planlegges bygget om/pusset opp for bruk til den nye gjenvinningsstasjonen.

Les også: – Dere har ikke kontroll